System KSeF umożliwia pełne uwierzytelnienie i autoryzację, oferując użytkownikom szereg uprawnień. Oprócz właściciela firmy, do systemu mogą być dopuszczone również inne upoważnione przez niego osoby lub entyty, takie jak biura rachunkowe. Uwierzytelnienie w systemie otwiera przed podatnikami możliwości takie jak przeglądanie, generowanie oraz odbiór ustrukturyzowanych faktur.
Zarządzanie uprawnieniami w firmach z większą liczbą pracowników jest kluczowe. O metodach nadawania tych uprawnień informują eksperci Ministerstwa Finansów oraz Krajowej Administracji Skarbowej podczas cyklicznych spotkań online. Automatyczne przyznanie pełnych uprawnień właścicielskich następuje po uwierzytelnieniu podatnika w KSeF, co umożliwia m.in. zarządzanie uprawnieniami do korzystania z systemu, dostęp do faktur ustrukturyzowanych oraz procedurę samofakturowania.
Modele uprawnień w KSeF są różnorodne. Podatnicy mogą nadawać uprawnienia bezpośrednie konkretnym osobom, jak pracownikom, czy uprawnienia pośrednie innym podmiotom, np. biurom rachunkowym. Współpraca z biurami rachunkowymi ułatwia procesy, ale wymaga świadomości ograniczeń – biuro może nie mieć możliwości nadania uprawnień pracownikom podatnika czy innym podmiotom. Uprawnienia są zawsze przypisane do konkretnej osoby, identyfikowanej przez NIP/PESEL lub odcisk palca certyfikatu podpisu.
Podatnik ma kontrolę nad procesem nadawania uprawnień w systemie. Może rozdzielić zakres uprawnień między pracowników, w zależności od potrzeb firmy. Uprawnienia mogą obejmować dostęp do faktur, ich wystawianie czy zarządzanie dalszymi uprawnieniami.
Samofakturowanie to opcja, która umożliwia wystawianie faktur sprzedaży przez nabywcę. Uprawnienia do tego procesu są nadawane przez podatnika lub upoważnioną przez niego osobę. Taki system umożliwia również nadawanie uprawnień pośrednich innym podmiotom, jak biura rachunkowe, co z kolei pozwala pracownikom tych biur na wystawianie faktur w procedurze samofakturowania.
Dla specyficznych grup, takich jak jednostki samorządu terytorialnego, grupy VAT czy jednostki wewnętrzne, przewidziane są szczególne modele uprawnień. Pozwalają one na samodzielne zarządzanie dostępem do KSeF wewnątrz tych grup. NIP jednostki podległej lub członka grupy VAT musi być zgłoszony odpowiednio, aby można było nadać uprawnienia. Uprawnienia te umożliwiają zarządzanie jednostkami podległymi lub członkami grupy VAT.
Ważnym aspektem systemu jest też możliwość tworzenia identyfikatorów wewnętrznych dla jednostek wewnętrznych podatnika. Umożliwia to nadanie uprawnień przedstawicielom tych jednostek, co z kolei pozwala na zarządzanie dostępem do faktur w ramach danej jednostki.
Podsumowując, Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa organizują cykl bezpłatnych webinarów „Środy z KSeF” dla mikroprzedsiębiorców. Szczegółowe informacje o spotkaniach, takie jak godziny i linki, można znaleźć na stronach internetowych poszczególnych izb administracji skarbowej i urzędów skarbowych.
Źródło: https://www.slaskie.kas.gov.pl/