Ważnym krokiem dla przedsiębiorców jest zalogowanie się do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i wypróbowanie jego funkcjonalności. Metoda logowania zależy od tego, czy użytkownik to osoba prywatna, czy firma. Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa organizują cykl spotkań online dla mikroprzedsiębiorców, aby przedstawić kluczowe funkcje KSeF.
Obecnie e-faktura jest jedną z dozwolonych metod dokumentacji sprzedaży. Obowiązek stosowania ustrukturyzowanych faktur w KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku dla większości przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2025 roku dla firm zwolnionych z VAT. Dostęp do systemu jako opcja nieobowiązkowa jest możliwy od początku 2022 roku. Połączenie z KSeF możliwe jest przez oprogramowanie księgowo-finansowe (API) lub darmowe narzędzia przygotowane przez Ministerstwo Finansów.
Aby zalogować się do KSeF, można użyć: Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Po pierwszym uwierzytelnieniu możliwe jest wygenerowanie tokenu, który ułatwia kolejne logowania. Jak podkreśla Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF, jest to użyteczne narzędzie dla użytkowników oprogramowania komercyjnego.
W zależności od statusu użytkownika, sposób logowania różni się. Osoby prywatne mogą autoryzować się Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku, gdy podpis nie zawiera NIP i PESEL, można zgłosić odcisk palca podpisu przez formularz ZAW-FA. Firmy posiadające elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP mogą korzystać z KSeF bez dodatkowych zgłoszeń. Brak pieczęci wymaga wskazania osoby uprawnionej do korzystania z KSeF poprzez formularz ZAW-FA.
e-mikrofirma to aplikacja w e-Urzędzie Skarbowym dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Umożliwia ona wystawianie, odbieranie oraz przenoszenie faktur do ewidencji VAT bez ręcznego przepisywania danych. Dostęp do e-mikrofirmy uzyskuje się przez login.gov.pl (Profil Zaufany) lub aplikację mObywatel.
Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa zapraszają na bezpłatne spotkania online „Środy z KSeF” dla mikroprzedsiębiorców. Webinaria odbywają się w każdą środę, od połowy listopada do połowy grudnia. Eksperci Krajowej Administracji Skarbowej omawiają m.in. zasady fakturowania, uwierzytelnianie i nadawanie uprawnień w KSeF, różnice między fakturą elektroniczną a e-Fakturą, oraz korzystanie z bezpłatnych narzędzi KSeF. Szczegółowe informacje o spotkaniach dostępne są na stronach internetowych izb administracji skarbowej i urzędów skarbowych.
Źródło: https://www.slaskie.kas.gov.pl/